Un resumen de mi charla en el World Quondos Record acerca de cómo y por qué automatizar tareas usando Zapier.

Llagaba tarde y aún no lo sabía. Cuando leí el programa vi 14:48 y asumí sin más que sería la hora en que comenzaba mi ponencia. Esa mañana, tareas por aquí, quehaceres por allá, no se me ocurrió otra cosa que probar Bla Bla Car para ir acompañado a Alicante. La cosa fue bien, un viaje muy ameno pero, seamos sinceros, me retrasó un poco.

Cuando el GPS marcaba 10 minutos para llegar ya estaba recibiendo la llamada de Isa avisándome que empezaba en unos minutos. 14:48 no era la hora de empezar sino la que debería terminar y, para mi sorpresa, íbamos con mucho adelanto. Acelero que te acelero… 

Fue llegar y besar al Santo. Holas por aquí, holas por allá mientras Isa me ponía el micrófono con una mirada de “tío ya te vale”. Respiré hondo, miré al escenario y sonreí. No estaba previsto, pero el sillón colocado en medio del escenario me venía que ni pintado.

Tras ser presentado por Carlos Bravo, a quien estoy muy agradecido por sus palabras, subí al escenario, respiré hondo, me tumbé en el sofá y comencé a presentarme mientras pasaba diapositivas rápidamente como cuando haces … ya sabes, Zaping…

¡Hola requetehola! ¿Cómo vas por ahí? ¿Bien? ¡Espero que sí! Yo… bueno, aquí como siempre, feliz, para qué te voy a decir lo contrario. Este fin de semana he visto a gente que me apetecía ver, he ayudado a batir un record mundial y he disfrutado de ratitos súper agradables con mis chicas. A la vuelta, nuevos retos y mucha motivación (aunque la casa sin barrer, pero lo soluciono esta tarde). ¿Qué más podría pedir alguien?

Bueno, va, que me lío. Hoy, como ya habrás deducido por la introducción, te traigo un resumen de mi charla en el World Quondos Record donde te descubriré los conceptos de automatización con Zapier y te mostraré algunos ejemplos para que, al final, te atrevas y aventures a este fantástico mundo de la automatización.

¿Te apuntas? ¡Vamos!

Introducción a Zapier: ¿por qué automatizar?

Para ilustrar la problemática y la solución pedí 2 voluntarios a los que bauticé como “Josuit” (su cometido era hacer pío pío cada vez que le hiciese una señal) y “Eli Sare” (tenía que pasar de diapositiva cuando le hiciese la señal). Fue bastante divertido ver cómo hilaba la ponencia mientras hacía señales a uno y otra…

Vivimos en la era de las aplicaciones en la nube. La mayoría, sobre todo quienes nos movemos en este mundo del marketing online y del blogging, usamos aplicaciones para casi todo.  ¿Verdad?

Llega un momento en que terminamos en una espiral ya que, ante una nueva necesidad, encontramos una aplicación que la solvente y esto, a su vez, nos abre nuevos horizontes que genera nuevas necesidad para las que buscamos nuevas aplicaciones. Niégamelo si te atreves… jejeje.

Al final hemos registrado y configurado tantas que terminamos convirtiéndonos en gestores de un sin fin de plataformas. Cada una hace bien lo que hace pero, en muchas ocasiones, ninguna hace todo lo que nos gustaría. Aplicaciones que lo hacen todo se van de presupuesto (si las hay) y las opciones más asequibles siempre están un poco limitadas.

¿Qué pasaría si pudiésemos completar el puzle? ¿Qué pasaría si pudiésemos hacer que cada una de ellas se comunicase automáticamente con el resto? ¿Y si la aplicación A pudiese decirle a la aplicación B algo así como “ey, acabo de hacer esto, te toca”?.

Sería genial, ¿verdad? Sería como establecer una cadena de producción virtual completa. Como tener asistentes o secretarios virtuales completos dispuestos a trabajar 24×7 sin cometer error alguno.

Pues eso, mi queriduchisqui reader, lo podemos conseguir con Zapier.

¿Qué es Zapier?

Zapier.com es una plataforma / herramienta en la nube diseñada para construir automatizaciones en torno a aplicaciones de terceros, aprovechando el potencial de las APIs. Si, suena un poco a programa electoral. Espera…

Zapier.com es una web donde puedes conectar servicios y plataformas entre sí, como por ejemplo Mailchimp con Twitter, de modo que los que ocurra en otra te sirva para realizar tareas automáticamente en otra. ¿Mejor ahora? ¿No? A ver…

Zapier.com es como IFTTT (que fijo que ya la conoces porque he hablado mucho de ella) pero con una ligera diferencia: Zapier es más completa. (nota del editor: he cambiado compleja por completa, no se te vaya a ir de las manos calvete…).

Hay cuatro puntos clave que, a mi entender, sitúan a Zapier como una creación superior:

• Múltiples pasos. Mientras que IFTTT sólo permite relaciones uno a uno (si pasa una cosa en una app, haz una cosa en otra app), Zapier permite encadenar acciones y servirte de los datos que van generándose en cada paso. Por ejemplo: Cuando haya un nuevo artículo en mi web, compártelo en Twitter, también en Facebook, también en linkedin, espera 2 días y luego compártelo otra vez. En IFTTT habría que hacer muchas recetas para conseguirlo.
• Filtros y condicionales. Zapier dispone de un sistema de filtrado y condiciones para limitar el comportamiento de nuestras recetas. Esta función es especialmente útil si sólo queremos actuar cuando se cumplan determinados casos. Por ejemplo: si alguien tuitea algo relacionado con Growth Hacking comienza a seguirle sólo si tiene más de 5000 seguidores. ¿Pillas?
• El formatter. Hace poco que Zapier lanzó una mejora que consiste en utilidades que nos permiten extraer y dar formato a la información que entra. Una genialidad sin duda, sobre todo para automatizaciones más complejas. No pongo ejemplos que esto es más complicado.
• Webhooks. Si, te hablé de ellos en este post, ¿te acuerdas?. Pues con Zapier puedes sacarle el máximo partido a aplicaciones que no están integradas por defecto en su catálogo ya que permite conectarse con casi cualquier Webhook o Api. Esto es una forma de decir que apenas hay límites.

Los conceptos de Zapier

“Os hablo de un universo de posibilidades, donde la única limitación es vuestra imaginación. Sin embargo, no se puede ser creativo si no se dispone de ideas que asociar así que permitidme que os explique los conceptos que necesitáis conocer para adentraros en este mundo sin retorno”. Si no decía algo así, se me terminaban durmiendo. Hay que ver cómo unas palabras bonitas pueden camuflar un churro teórico en una esperanzadora revelación. Es como decir “voy a convertiros en las personas más suertudas del mundo, os voy a untar en mierda!!!!”. Jajaja. 

Si, lo creí interesante y lo sigo creyendo. Hay que conocer los conceptos para así, cuando entres a juguetear, sepas qué es cada cosa:

• Workflow. Es ese proceso o receta de automatización. Dicho de otra forma, es la hoja de ruta de lo que hay que hacer, cuando o como. Son las instrucciones para la máquina. Pijo, si no lo entiendes ya …
• Apps. Cada aplicación, API, Servicio Web, Herramienta, Red Social o utilidad propia de Zapier que podemos integrar como parte de nuestro Workflow.
• Triggers. Son esos gatitos más grandes de la cuenta que tienen rallitas y se pasan el día o durmiendo o asesinando. Eeem, no. Son los desencadenadores. Si. Es decir, los sucesos que hacen que se active el Workflow. Por ejemplo, “cuando hay un nuevo artículo”. ¿Me sigues?
• Filters & Conditions. Pues eso, filtros y condiciones o, dicho de otra forma, normas o excepciones que fijamos para determinar cuándo se activa el workflow y cuando no.
• Actions. Las acciones a llevar a cabo. Lo que hay que hacer. El resultado del workflow. Lo que va después del “call to”. ¿Ya?.
• Data. La información que fluye entre aplicaciones y pasa por filtros.

Veamos un ejemplo:

• Workflow: Cuando haya un nuevo artículo en mi blog que hable de Growth Hacking publicarlo en Twitter poniendo el título y el enlace.
• Apps: Mi blog (wordpress) y Twitter.
• Trigger: Cuando haya un nuevo artículo.
• Filters & Conditions: Que contenga Growth Hacking en el título o la url.
• Action: Publicarlo en Twitter.
• Data: El título, el link, etc.

¿Ves? ¿A que es muy fácil? ¡Dime que si! Enga, que entendiéndolo verás como te apetece probar.

Algunos ejemplos de automatización con Zapier

Zapier tiene un catálogo de ejemplos impresionante, conocido como zapbook, que es una pasada. Coge una aplicación y de muestra un montón de automatizaciones posibles. Me gusta mucho.

No obstante, permíteme añadir algunos ejemplos de automatizaciones que te resultarán familiares:

• Añadir a Growth Hackers en una lista. Cuando alguien tuitee con el hastag #growthhacking, si tiene x seguidores o más, síguelo y añádelo a una lista. Esto te puede ayudar a que se interese por tu perfil.
• Recolectar tuits sobre emprendimiento. Cuando alguien tuitee con el hastag #emprendimiento, añade ese tuit a una hoja de cálculo de google para luego poder revisarla, quedarme con lo interesante y hacer una infografía o cosas así con esas frases.
• Reactivar el debate en Twitter. Cuando publique un nuevo post, espera 2 días y luego publica un tuit que diga “Interesante debate en los comentarios de este post. ¿te unes?” con el título y un enlace directo a los comentarios. Así puedes fomentar los comentarios 2 días después del post.
• Un nuevo cliente. Cuando registre un nuevo cliente en mi hoja de cálculo de clientes (Google Sheets), créale una carpeta en mi Google Drive, añade un nuevo proyecto en Todoist (mi gestor de tareas) y agrégalo a mi lista de clientes en Mailchimp.
• Facturas recurrentes. El día 1 de cada mes, localiza un archivo llamado “plantilla factura” en mi Google Drive, crea una copia, cambia la fecha y mándamelo por correo. Así nunca se me olvidará facturar a ese cliente.

¡Y esto son sólo unos cuantos ejemplos! Ni te imaginas la cantidad de automatizaciones que se pueden hacer, es un mundo entero de posibilidades.

Conclusiones finales

¿Alguna pregunta? Si, dijo José: “¿relmente funciona lo de reactivar el debate en los comentarios?”. En ese momento sentí el impulso de inventarme la respuesta porque realmente creo que es algo que puede funcionar pero no pude evitar responder sinceramente: “Ni idea, me la inventé para esta presentación”. La gente rompió a reír y aplaudió. Desde luego, ser sincero sólo trae cosas buenas…

Probablemente tardes más tiempo en leer este post que duró mi presentación porque fui vergonzosamente rápido. Muy mal Vic, muy mal. Lo contrario que aquí. Jejeje.

Eso sí, ahora que has leído el post, te propongo que veas los slides de la presentación y lo imagines todo.

Ya para terminar, si aún tienes fuerzas, permíteme decirte algo: la automatización es algo que está pasando, que es inevitable y que marcará los próximos años en muchas facetas de nuestra vida.

Pero no te preocupes porque, lejos de lo que parece, automatizar no nos hace menos humanos. Al contrario. Es la solución para que, en esta dinámica de hipervelocidad en la que nos hemos metido, podamos encontrar fórmulas que nos permitan hacer más y tener suficiente tiempo libre como para dedicarnos en lo que nos hace más humanos: relacionarnos con los demás y disfrutar de la vida.

Ahora, si aún te quedan fuerzas (y por favor no lo automatices) … ¿Qué te ha parecido? ¿Te unes al debate? ¿Te subirás al carro de la automatización? ¿Conocías Zapier? ¿Lo vas a probar? ¿Viste la charla? ¿Automatizarías un rapado de cabeza “por probar” 30 minutos antes de una reunión?. ¡Cuenta, cuenta, que es gratis pijo!